Chargé·e d’accueil et de secrétariat

Contexte :
Musique et Equilibre est un centre de formation à Orléans agrée par le Ministère de la culture. Elle se structure en deux axes : formation (professionnel·les et amateur·es) et création artistique (production, diffusion et programmation). La personne chargée d’accueil et de secrétariat, sur les deux lieux, accueille les publics et se charge du secrétariat.

Missions et activités :

• Gestion de l’accueil
  • orientation des publics,
  • assure l’accueil physique et téléphonique dans le respect des procédures définies
  • propreté des locaux et ouverture/fermeture du 108
  • gestion des inscriptions à la rentrée et en cours d’année
  • mise à jour des cahiers de présence en lien avec les enseignants
  • gestion des écrans d’accueil
  • gestion du GRR (gestionnaire de réservation de salles)
• Gestion du secrétariat et documents administratifs
  • gestion du courrier (arrivée et départ)
  • classement et archivage des documents dans le respect des directives données,
  • gestion de l’affichage
  • gestion courante à partir du logiciel MEG (enregistrement, adhérents, factures, etc),
  • dépôt des factures sur chorus pro à partir des bons de commandes
  • gestion des devis et facture en lien avec l’administratrice
  • encaissements chèques, chèque vacances et espèce en lien avec l’administratrice

Compétences et capacités :

• Rigueur. Connaissances en logistique du spectacle vivant et/ou école de musique.
• Connaissance des techniques de secrétariat, et des techniques d’accueil physique et téléphonique.
• Maîtrise des outils informatiques et ouverture pour la formation au logiciel de comptabilité.
• Sens des responsabilités.
• Investissement.
• Bonne présentation.
• Bon relationnel, confidentialité et discrétion, partage des valeurs de l’association.

Autonomie du poste :

• Vous serez sous l’autorité de l’administratrice et de la directrice
  • En liaison permanente (physique et informatique) avec les services civiques (soutien logistique et communication)
  • Travail au 108 et ponctuellement à l’Argonaute
  • Travail constant avec le reste de l’équipe
  • Autonomie dans les missions

Conditions :

• 21h par semaine : lundi, mardi et jeudi 13h-20h
• Travail ponctuellement en soirée et week-end pour les manifestations de l’association CDI 21h annualisé avec récupération horaire
• Rémunération : indice B de la convention collective ECLAT, 1018€ brut mensuel.

CV et lettre de motivation sont à envoyer à Aude Prieur, directrice : aude@musique-equilibre.com