Assistant·e administratif·ve

Date limite de candidature : 14 février 2020

Employeur : Ville d'Olivet

Lieu de travail : Centre Culturel L'Alliage

Contact

  • recrutement@olivet.fr

zone(s) Géographique(s) :

type(s) de contrat : (Statutaire ou contractuel)

secteur(s) :

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Au sein du centre culturel l’Alliage récemment réhabilité, sous la responsabilité de la responsable d’équipement et en lien avec l’équipe technique, vous êtes amené·e à assurer diverses missions de comptabilité, de secrétariat, d’accueil du public et de participation à l’organisation des évènements, dans le cadre d’une activité combinant programmation de spectacles (15 à 20 par an), manifestations des associations locales, évènements municipaux et locations des salles auprès d’entreprises et de producteurs de spectacle.

Mission :

  • Comptabilité (dépenses, recettes), selon les règles de la gestion publique :
    • demande de devis, édition de bons de commande, vérification du service fait, en lien avec le service Finances
    • déclarations spécifiques liées à l’activité “spectacle” (déclaration de droits d’auteur, de taxes, …)
    • contrôle des caisses billetterie et bar
    • préparation des documents en vue des remises à la trésorerie municipales
    • régisseur suppléant de la régie de recettes et d’avances
  • Billetterie (ouverture 2 demi-journées par semaine et les après-midi précédant les spectacles) :
    • accueil, renseignements (physique, par téléphone et courriel)
    • vente de billets
    • encaissement des recettes
    • gestion des quotas de place attribués aux réseaux partenaires
    • participation à la réalisation de statistiques sur la fréquentation du public
  • Participation à l’organisation des spectacles et évènements :
    • réservation d’hébergement et repas pour les équipes artistique
    • approvisionnement des catering artistes
    • préparation des plannings du personnel d’accueil occasionnel
    • coordination avec le personnel tenant le bar (personnel occasionnel ou service Logistique ou association), …
  • Secrétariat des partenariats (promoteurs de spectacles, entreprises, …) :
    • accueil téléphonique
    • récapitulatif des besoins
    • rédaction d’une fiche de suivi
    • préparation des conventions de partenariats, suivi de signatures
    • transmission des éléments pour édition des titres de recettes, en lien avec le service Finances

Profil recherché :

  • Connaissances :
    • Règles de la comptabilité publique
    • Curiosité pour l’environnement culturel
    • Fonctionnement de la collectivité
  • Savoir-faire :
    • Compétences rédactionnelles
    • Compétences bureautiques
    • Aisance avec les données chiffrées
    • Esprit d’analyse
    • Aisance orale
  • Aptitudes :
    • Organisation
    • Rigueur
    • Réactivité
    • Disponibilité
    • Rendre compte
    • Sens du travail en équipe, prise d’initiatives
    • Qualités relationnelles
    • Sens du service public
    • Sens de l’accueil
    • Discrétion professionnelle
  • Les spécificités techniques :
    • Ponctuellement, travail en soirée ou le week-end, lors des spectacles
    • Régisseur suppléant de la régie de recettes et d’avances

Parcours :

  • Bac + 2 comptabilité, secrétariat
  • ou expérience professionnelle sur un poste similaire

Autres infos :

Les formations obligatoires :

  • A prévoir après la prise de poste :
  • Habilitation électrique non électricien
  • SST ou formation aux gestes de premiers secours

Rémunération : Statutaire

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