Écopia recrute un·e assistant·e admnistratif·ve
LA STRUCTURE
ÉCOPIA
Facilitateur culturel
Formation, accompagnement, conseil – art et culture
Écouter, conseiller, former, accompagner les artistes, les professionnel·le·s de la culture, les entrepreneur·e·s culturel·le·s et les acteurs territoriaux est le cœur de notre métier depuis 2004.
De forme associative, partie prenante de l’économie sociale, culturelle et solidaire, ÉCOPIA met à leur service sa connaissance des spécificités du monde de l’art et des enjeux de la culture. De par son positionnement, ÉCOPIA facilite la rencontre entre les acteurs de la formation professionnelle, de l’économie, de la solidarité et de la culture.
Acteur historique de l’accompagnement socioprofessionnel, organisme de formation et cabinet de conseil, ÉCOPIA accompagne les initiatives individuelles et collectives, pour faciliter l’émergence des formes artistiques et des projets culturels sur les territoires. ÉCOPIA se mobilise pour une économie créative plus solidaire et contribue au développement des compétences et de la motivation tout au long de la vie. Nous pensons l’altérité, la singularité et la diversité des expressions, comme des ressources pour une société dans laquelle chacun peut s’épanouir. Notre savoir-faire s’appuie sur des valeurs d’écoute, de confidentialité, de partage et de respect indispensables au déploiement des talents et des projets.
LE POSTE
L’assistant·e administratif·ve a pour objectif d’assurer, en lien avec la direction et les organes de gouvernance des missions de relations, d’administration, de comptabilité, de gestion – financière et des ressources humaines – , d’animation et de coordination.
Vous serez sous la responsabilité hiérarchique de la direction et des organes de gouvernance, en lien en interne avec l’ensemble des membres et salarié·e·s de la structure, et en externe avec les publics bénéficiaires, les partenaires institutionnels et réseaux, les client·e·s et fournisseurs.
Mission :
● Relation clients – fournisseurs – bénéficiaires
○ Gérer l’accueil des flux entrants des demandes et sollicitations client·e·s, fournisseurs et bénéficiaires
○ Gérer la relation aux prospects et base de données de contacts
○ Gérer la planification des rendez-vous des membres de l’équipe en fonction des demandes entrantes.
○ Gérer les relations avec les prestataires
● Gestion administrative
○ Gérer les flux administratifs au sein de la structure
○ Produire des documents écrits
○ Participer à l’élaboration des dossiers de subventions, marchés, contrats et conventions périodiques
○ Assurer le classement et l’archivage des flux administratifs
○ Définir et/ou mettre en œuvre les process en lien avec le ou les référentiels de certifications qualité de la structure
○ Gérer les aspects administratifs des formations
○ Gérer les stocks et la maintenance des fournitures et équipements
○ Définir et animer les procédures et outils en lien avec la RGPD
○ Accompagner l’amélioration des procédures, outils, systèmes, équipements informatiques
● Gestion des ressources humaines
○ Piloter la tenue des obligations inhérentes à la fonction employeur (contrats de travail, affichages obligatoires, gestion du temps de travail et des congés, règles d’hygiène, de
sécurité et de santé au travail, etc.)
○ Piloter la mise en œuvre de la politique sociale de la structure (gestion des tickets restaurants, mutuelle complémentaire santé, etc.)
○ Participer à la mise œuvre du management des compétences des salarié·e·s (plan de formation) en lien avec la direction
○ Élaborer et gérer les contrats de prestations de services avec les intervenant·e·s extérieur·e·s
○ Consolider et valider les facturations des intervenant·e·s extérieur·e·s
○ Consolider et valider les éléments de paie de l’équipe salariée et assurer l’interface avec le prestataire de paie*
● Comptabilité et gestion financière
○ Réaliser les devis des prestations réalisées
○ Mettre en œuvre le process de facturation, encaissement et de recouvrement
○ Assurer le rapprochement bancaire mensuel
○ Valider les factures fournisseurs et assurer leur codification analytique avant transmission au prestataire comptable
○ Préparer les éléments relatifs au paiement des impôts et taxes auprès des institutions concernées (centre des impôts, Urssaf, médecine du travail…)
○ Gérer la réception, le classement et l’archivage des pièces comptables
○ Superviser les enregistrements comptables du prestataire comptable
○ Superviser le suivi des achats : classement des factures, préparation des paiements
○ Contribuer à l’arrêté comptable annuel : écritures, contrôle de l’exhaustivité des saisies
○ Contribuer à l’élaboration des budgets et de leur réalisation*
○ Contribuer au pilotage financier en animant une démarche de prévisions et de gestion des écarts le cas échéant*
○ Mettre à jour du plan de trésorerie et alerter en temps réel de la Direction et du Trésorier si nécessaire*
○ Contribuer à analyser la comptabilité analytique par activité et territoire*
● Communication institutionnelle et opérationnelle
○ Élaborer et mettre à jour des contenus et des supports en lien avec les membres de la structure
○ Contribuer à la diffusion des supports de communication (impressions / numérique)
○ Diffuser et s’assurer de l’emploi de la charte graphique de la structure
○ Assurer le reporting des activités de communication auprès de la direction
○ Participer à l’organisation d’évènementiels le cas échéant
○ Contribuer à la mise en œuvre des stratégies, plans d’actions et projets de communication*
● Animation et de coordination
○ Participer à la vie associative et des relations avec les organes de gouvernance
○ Animer la communication interne (ascendante, descendante et transversale) permettant aux acteurs (administrateur·rice·s et salarié·e·s) de tenir leur rôle et place au sein de l’organisation
○ Prendre part au développement d’évolutions méthodologiques et technologiques pertinentes pour l’activité
○ Contribuer à la structuration des organisations, process et outils favorisant l’efficience de la structure.
○ Assurer le reporting d’activités et budgétaire auprès de la direction et des acteurs opérationnels*.
Ces missions pourraient être complétées par des missions récurrentes ou ponctuelles dans le cadre de la polyvalence mise en œuvre au sein de la structure ou de besoins opérationnels émergents.
Les fonctions notées d’une astérisque ne constituent pas les attendus initiaux du poste mais une évolution potentielle du niveau de responsabilité et/ou d’autonomie du/de la salarié·e.
Profil recherché :
PROFIL
Qualification professionnelle requise : niveau Bac +2 Assistant·e de direction ou administratif·ve, assistant·e gestion PME / PMI et /ou expérience sur missions similaires de 3 ans minimum.
COMPÉTENCES
● Techniques : administration, relation client – fournisseurs, gestion de moyens généraux, communication, gestion des ressources humaines, gestion financière – comptable
● Communication : orale (communication interpersonnelle, adaptation du langage et des messages au type de publics et d’interlocuteurs, transmission et échange d’informations
opérationnelles) et écrite
● Linguistiques : rédaction de tous types de documents en maîtrisant les règles d’orthographe, de conjugaison, de grammaire et du champ linguistique spécifique à l’activité de la structure
● Informatique :
– Maîtrise des outils bureautiques, internet, messagerie, réseaux sociaux
– Logiciels de CAO et de gestion de centre de formation (seraient un plus mais possibilité de se
former)
● Méthodologie de travail : mise en œuvre des procédures et outils internes
APTITUDES
● Capacités d’analyse et de synthèse (sens de l’analyse et de synthèse)
● Capacités d’organisation (méthode, priorisation, autonomie, polyvalence)
● Capacités d’action (respect des délais, sens de l’anticipation et de l’initiative)
● Capacités de production (sens de la qualité du travail, rigueur, contrôle, confidentialité,
créativité)
● Capacités d’adaptation (disponibilité, flexibilité, maîtrise de soi, remise en question)
● Capacités relationnelles (empathie, sens du travail en équipe, argumentation, pédagogie, capacités rédactionnelles et aisance orale).
Autres infos :
● Durée hebdomadaire : 35 h
● Horaires de référence : 9h -12h30 / 13h30 -17h du lundi au vendredi
En fonction des besoins opérationnels, ces horaires peuvent être modifiés à l’initiative de l’employeur
● Mobilité : au regard des missions des déplacements pourront être réalisés
● Permis de conduire en cours de validité souhaité
Envoyer CV et lettre de motivation par mail à contact@ecopia.fr avant le 10 septembre 2021 avec pour objet “candidature assistant·e administratif·ve”
NB/ Entretiens prévus semaine du 20 septembre 2021, date de début de contrat le plus tôt possible à l’issue de l’entretien.
Rémunération : 1965 € brut
+ d'infos : Consulter l'offre originale