Assistant·e administration et communication

L’assistant(e) d’administration et communication travaille sous la responsabilité et la direction de l’organe décisionnaire de l’association, la Boussole, et des coordinations générale et technique.

Sa mission principale est d’assurer le secrétariat administratif et associatif de l’association, de participer à l’accueil des compagnies en résidence et d’assurer le suivi budgétaire. Il participe aussi à des actions de communication, de mobilisation de la vie associative et à des CAPS (groupes de travail opérationnels et collégiaux du 37e//). Il peut participer à l’organisation des événements du lieu.

>> ADMINISTRATION et SECRÉTARIAT

• secrétariat physique : gestion des appels téléphoniques et informations numériques (demandes d’informations, relations aux compagnies, gestion des courriers)
• Mise en œuvre et suivi de l’activité administrative du 37ème Parallèle : courriers, contractualisation facturation de la vie associative, accueil en résidence, locations, assurances et prestataires, préparation administrative des dossiers de subventions
• réalisation de devis en lien avec les coordinations générale et technique
• Organisation et transmission des pièces comptables au prestataire comptable et social
• Participation au suivi budgétaire avec la coordination générale
• Organisation des réunions de travail : Boussole, CAPS, autres. Il pourra en assurer la rédaction des comptes rendus

>> COMMUNICATION et VIE DU LIEU et des RÉSIDENCES

• Participe à l’accueil des compagnies en résidence et des projets. – Aide à la planification des accueils en résidences et des activités du lieu
• Participation aux réunions du Cap Résidence
• Participe à l’organisation des sorties de résidence et événements du lieu
• Participation au Cap Com et aide à la mise en place des actions de communication interne (Boussole et équipage) et externe (réseaux sociaux, site internet, prestataires…).

• Goût et capacité à participer à une dynamique collective, enthousiaste
• Expérience minimum de 2 ans dans un poste similaire (gestion administrative)
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Dropbox, Internet…)
• Autonome, organisé.e, réactif.ve, disponible, dynamique
• Sens et envie du dialogue avec les équipes artistiques et les autres interlocuteur.rice.s (Agglomération, Mairies, entreprises, public…)
• Curiosité pour le monde du spectacle vivant, intérêt pour les activités artistiques.
• Disponibilité horaire liée aux activités culturelles et artistiques

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