Administrateur

Spectacle /

L’administrateur/trice assure la gestion administrative, budgétaire, financière, juridique et sociale de l’entreprise.

Activités

établit et négocie les contrats de cession de droit d’exploitation de spectacles, de prestations annexes, de coproduction, de coréalisation, d’assurances…
réalise les déclarations liées aux spectacles et à l’existence de l’entreprise.
gère le personnel sur le plan administratif et du développement des ressources humaines.

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Les mobilités

Du métier d’administrateur au métier de directeur

Du métier d’administrateur au métier de directeur de production

Outil de positionnement

Faire le point sur ses compétences

Source

L’administrateur est responsable de la gestion administrative et financière d’une structure culturelle (compagnie, opéra, théâtre) ou de projets culturels. Il assure l’animation des ressources humaines (formation, recrutement), a en charge le pilotage des dossiers de financement privé ou public de l’établissement.

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Bibliographie
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Extrait des fiches Artcena (source) :

L’administrateur ou l’administratrice assure la gestion administrative, financière, juridique et sociale d’une structure, qu’il s’agisse d’une compagnie, d’un lieu ou d’un festival. Il établit et négocie les contrats d’exploitation de spectacles (coproduction, cession, coréalisation…). Il gère le personnel sur le plan administratif et social. Il s’assure que les licences d’entrepreneur de spectacle de la structure sont valides et se charge de leur renouvellement.

D’un établissement culturel ou d’un festival

L’administrateur ou l’administratrice d’une structure culturelle ou d’un festival est le garant du respect des budgets et de la législation. Il assure le bon fonctionnement de la structure en faisant appliquer les réglementations encadrant les professions du spectacle vivant :  droit social, droit fiscal, règlements de sécurité, droit commercial et propriété intellectuelle.

En contact direct avec les institutions (État, Région, Département, Ville) qui financent l’établissement, il gère le financement de la structure ou du festival, il élabore les dossiers de demandes de subvention et de financement auprès de partenaires publics ou privés et en assure le suivi. Il recherche et développe de nouvelles sources de financements.

Il assure la gestion sociale, établissant les contrats de travail, les paies et les déclarations sociales des employés permanents et des intermittents et veille au bon développement des ressources humaines. Il gère les paiements des droits d’auteur.

Il analyse les politiques publiques de la culture et identifie les enjeux artistiques, économiques et sociaux du spectacle vivant. Il définit les axes stratégiques de la structure en collaboration avec la direction.

Dans des établissements importants, il encadre une équipe constituée d’un chargé ou d’une chargée de production, d’un administrateur ou d’une administratrice de tournée, d’un ou d’une comptable.

De compagnie

L’administrateur ou l’administratrice de compagnie est le garant du bon fonctionnement de la structure. Il s’assure de la sécurité des bénévoles et des salariés de la compagnie et de celle de ses biens en souscrivant aux assurances nécessaires. Il rédige les contrats de travail, gère les déclarations d’embauche et les paies, s’acquitte des charges sociales et règle les salaires. Si la gestion des paies est externalisée auprès d’un cabinet spécialisé, il est chargé de préparer les documents à lui transmettre : fiche de renseignements des salariés, déclaration préalable à l’embauche, tableau des rémunérations, cotisations sociales…

Il suit les dépenses, anticipe les paiements, établit un plan de trésorerie, saisit la comptabilité et établit les budgets. Il entretient une relation privilégiée avec le banquier de la structure, ainsi qu’avec son comptable.

Il accompagne l’artiste lors de l’amorce de ses projets en réalisant le budget prévisionnel, c’est-à-dire en traduisant budgétairement le projet, puis tout au long de la création en mettant à jour le budget selon l’évolution du projet et de son financement. Il établit les demandes de subvention, accompagne le porteur de projet lors de ses rencontres avec les partenaires (théâtres, villes, institutions, mécènes…). Il rédige les contrats de coproduction, les conventions de résidence, les contrats de cession, les conventions de prêts de matériel… Il est aux côtés du le metteur en scène/en piste lors de prises de décision en proposant différentes solutions financières, organisationnelles (lorsqu’il faut, par exemple, revoir le budget à la baisse en cas de refus d’une subvention espérée).
Il établit le coup plateau, le prix de vente et la marge.

Une fois le spectacle créé, c’est lui qui est en contact avec les différents partenaires et qui réalise la vente du spectacle, il rédige les contrats de cession et établit les frais annexes. Il peut aussi prendre en charge l’administration de tournée et organiser le planning des représentations, des répétitions de reprise, des montages et démontages, de la réservation des billets de transport et, le cas échéant, des hôtels.

L’administrateur ou l’administratrice de tournée organise la tournée en lien avec les lieux qui accueillent le spectacle, en s’assurant de la disponibilité de l’équipe technique et artistique, il met en contact le régisseur général de la compagnie et le directeur technique du lieu pour vérifier la faisabilité technique, il arrête les dates et négocie le nombre de représentations. Il établit un devis avec le prix de vente et l’estimation des frais annexes (voyage, défraiements, nuitées, transport du décor).